Konferencerejse? Kom godt fra start

En konference kan tit være forbundet med en rejse i ind- eller udland. Der er dermed oftest flere ting, der spiller ind, hvis man vil møde veloplagt op.
En konference er kendetegnet som et officielt, større møde, hvor folk deltager med en særlig interesse i et specielt foredrag, en diskussion eller udveksling af ny viden om et produkt, og derfor kan det have stor betydning for den virksomhed man repræsenterer, at man er godt klædt på fra start. Formålet med en konference kan nemlig blandt andet være at skabe en debat, sælge et produkt eller formidling af ny viden inden for et særligt fagområde, og særligt forberedelse er én af de ting, som er meningsfuldt i relation til konferencedeltagelse. Vi kigger nærmere på nogle af de emner, der er vigtige at tage højde for, inden man begiver sig ud på en konference.

Mød op velforberedt

Én af de ting, der kan være gavnligt både for dig som deltager, men særligt også for virksomheden du repræsenterer ved konferencen, er den forberedelse du har gjort dig inden mødet. Der er mange måder at forberede sig godt på, og én af tingene kan være research. Konferencen har som altid et emne, der bliver lagt op som debat eller læring, det kunne eksempelvis være ”bedre forskning inden for aids”. Din opgave er inden da at undersøge en masse omkring tidligere metoder, maskiner på markedet, forhistorie, konkurrenter inden for det område mødet nu må omkredse sig om osv.

Derudover er en god måde at møde velforberedt op også at have skrevet nogle betænksomme spørgsmål ned hjemmefra. Sidder virksomheden med nogle spørgsmål, de kunne tænke sig at få besvaret til konferencen, sidder du med nogle selv som fagmand, eller er der opstået nogle spørgsmål undervejs i din research? Sørg for at få skrevet så mange spørgsmål som muligt ned inden. Undervejs i konferencen bliver nogle af dine spørgsmål måske besvaret, og hurtigt kan du nemt få skrevet det ned på dit stykke papir. Sidst i foredraget bliver der som ofte også lagt op til en spørgsmålsrunde, og her har du lejlighed for at stille de spørgsmål, du ikke har fået besvaret under oplægget.

Åbenhed og social anlagt

Ved sociale arrangementer, som en stor konference, kan det være til virksomhedens fordel at sende en udadvendt medarbejder ud blandt de andre deltagere. Er du af natur den stille type? Finder du det grænseoverskridende at række hånden op og stille spørgsmål, eller har du svært ved at opsøge andre mennesker efter et mødes afslutning, bør du overveje om én af dine kollegaer måske skal træde til i stedet for dig. Bedst ville være, hvis du turde komme ud af din komfortzone og møde de andre mennesker med åbenhed og et smil på læben. Det kan være med til at skabe relationer i forbindelse med samarbejde til virksomheden eller kontaktpersoner hertil. Se det som om I alle er i samme båd. I alle deltager med samme formål. Vær social, åben, tag en dialog og afslut med at udlevér dit visitkort.

Når konferencen ligger udenbys

Som nævnt i starten af artiklen kan en konference både ligge i ind- og udland, og det kan kræve planlægning i form af hotelbookning, transport, middage mm. Oftest kan det være en hjælp at få bugt med den byrde som det tager at få arrangeret de mange elementer i en konferencerejse, og derfor er det en klar anbefaling at søge vejledning og hjælp fra virksomheder, der praktisk talt får skræddersyet rejsen til jeres næste konference, alene eller som gruppe. Der er også penge at spare ved at lade andre planlægge konferencerejsen for jer, både hvis I booker i god tid, men også fordi selskaberne har gode kontakter og samarbejder med adskillige overnatnings- og spisesteder. På den måde er der næsten garanti for, at I kan tage af sted med de bedste betingelser for en vellykket og velplanlagt konferencerejse.